Goedeavond
De Startersgids
STAP 4
Breng je administratie in orde
Administratie is niemands favoriete taak, maar is toch noodzakelijk voor een vlotte opstart van je zaak. Een goed beheer van je papierwerk bespaart je kopzorgen verder in de rit. En gelukkig is Liantis ondernemingsloket er om jou te ondersteunen!
Voldoe je aan alle formele voorwaarden?
Vóór je begint, ga je het best na of je al voldoet aan de wettelijke voorwaarden om een eigen onderneming te starten. Zo vermijd je bijkomend werk wanneer je al volop bezig bent met de verdere organisatie. Om je eigen zaak te kunnen starten in ons land, moet je volgens de wet:
- meerderjarig zijn;
- onderdaan zijn van de EU, Noorwegen, IJsland, Zwitserland of Liechtenstein, of in het bezit zijn van een beroepskaart (tenzij je daarvan bent vrijgesteld).
Wanneer jouw zetel of domicilie zich niet in het Vlaams Gewest bevindt, zal je in sommige gevallen ook je basiskennis van bedrijfsbeheer en/of bepaalde beroepskennis moeten bewijzen. Dat kan met een erkend diploma of met bewezen ervaring.
Meer info hierover vind je op liantis.be/bedrijfsbeheer en liantis.be/beroepskennis.
Of neem gewoon contact op met Liantis ondernemingsloket en leg je situatie voor aan een van onze experts. Dat kan via liantis.be/nl/ondernemingsloket.
Kies je ondernemingsvorm
Als ondernemer moet je kiezen onder welke ondernemingsvorm (ook wel rechtsvorm) je je zaak wil organiseren. Die beslissing bepaalt je persoonlijke aansprakelijkheid en financiële verplichtingen, en legt ook vast hoe je administratief en praktisch te werk zal moeten gaan. Daarom stel je jezelf op voorhand het best enkele vragen. Je accountant kan je helpen om vervolgens de knoop door te hakken. De belangrijkste thema’s:
- In welke mate wil of kan je persoonlijke verantwoordelijkheid dragen en bedrijfsrisico’s aangaan?
- Ben je van plan om externe investeerders aan te brengen?
- Is het je bedoeling om op termijn uit te breiden met personeel of medeaandeelhouders?
Tip!
Eenmanszaak
Een eenmanszaak is de meest eenvoudige vorm van ondernemerschap. Je bedrijf valt volledig samen met jezelf als individu. In juridische termen: je bent aansprakelijk als natuurlijke persoon. In de praktijk betekent het dat je privévermogen en het vermogen van je zaak samenvallen. Na aftrek van belastingen komen al je inkomsten meteen bij jou terecht. Tegelijkertijd ben je ook volledig persoonlijk aansprakelijk als er iets fout gaat en kan de fiscus in het geval van schulden beslag leggen op je privérekening of je persoonlijke bezittingen.
De belangrijkste voor- en nadelen van een eenmanszaak op een rij
Voordelen
- Eenvoudige administratie en boekhouding
Geen gedoe met oprichtingsaktes, het aanpassen van statuten of dubbele boekhouding. - Volledige autonomie en beslissingsrecht
Je investeringen en de verdere groei van je zaak? Daarover beslis je eenvoudig zelf, zonder medevennoten. - Geen startkapitaal nodig en alle winst voor jezelf
Je regelt de oprichting van je eenmanszaak eenvoudig via Liantis ondernemingsloket. Alle winst die je met je zaak maakt, komt na belastingen meteen op jouw rekening terecht.
Nadelen
- Je bent onbeperkt aansprakelijk
Je draagt zelf alle bedrijfsrisico's, in goede en in slechte tijden. Je privévermogen kan worden opgevorderd als je met je onderneming in de problemen komt. - Moeilijkere overname van je zaak
Wil je je zaak na een tijd kunnen verkopen of overdragen? Dan is een vennootschap waarschijnlijk een betere keuze. - Hogere personenbelasting
Je winst wordt rechtstreeks belast volgens de progressieve belastingschijven in je gewone belastingaangifte. Je bouwt dus wel privévermogen op, maar geniet niet van de veel lagere vennootschapsbelasting.
Vennootschap
Een vennootschap is een aparte juridische entiteit en heeft – de maatschap uitgezonderd – rechtspersoonlijkheid. Dat betekent dat je onderneming op zichzelf staat en je dus in de meeste gevallen niet persoonlijk aansprakelijk bent als je bedrijf bijvoorbeeld failliet gaat. Een vennootschap kan je ook met meerdere personen beheren, wat voordelen biedt voor een eventuele overdracht of verdere groei.
De belangrijkste voor- en nadelen van een vennootschap met rechtspersoonlijkheid op een rij
Voordelen
- Weinig of geen impact op je privévermogen
Een vennootschap staat los van jou als zaakvoerder of bestuurder en kent z'n eigen rechten en plichten. Je persoonlijke aansprakelijkheid is meestal erg beperkt (behalve bij een CommV en VOF). - Fiscale optimalisering voor vermogensgroei en lagere belastingen
De winst in een vennootschap wordt lager belast, waardoor je een bedrijfsvermogen kan uitbouwen. Als zaakvoerder of bestuurder keer je jezelf vervolgens een loon uit. - Ruimte voor groei, uitbreiding en overnames
Je brengt makkelijk vennoten en investeerders binnen in je onderneming en kan je bedrijf ook verkopen of doorgeven aan de volgende generatie.
Nadelen
- Ingewikkelde opstartprocedure
De oprichting van een vennootschap vraagt voorbereidingswerk. Voor de meeste vennootschapsvormen (behalve de maatschap, CommV en VOF) moet je bovendien verplicht bij de notaris langs. Dit brengt bijgevolg extra kosten en tijd met zich mee. - Verplichte financiële investering bij je start
Een vennootschap oprichten, kost geld. Een NV oprichten vereist bv. een minimumstartkapitaal van enkele tienduizendenden euro's. - Meer juridische en administratieve verplichtingen
Een vennootschap betekent doorlopende verplichtingen die tijd en geld kosten. Een vaak dubbele boekhouding, wettelijke reserves, juridische procedures bij belangrijke beslissingen: alles verloopt volgens een vast stramien.
Soorten vennootschappen uitgelegd
Overweeg je de oprichting van een vennootschap? Weet dan dat er verschillende types bestaan. Hieronder zetten we de meest voorkomende op een rij. Het kiezen van de vennootschap die het best aansluit bij je plannen, is specialistenwerk. Vraag raad aan een accountant.
Besloten vennootschap (BV)
Een BV is de meest voorkomende vennootschapsvorm. Je hoeft geen minimumkapitaal in te brengen, maar wel een voldoende groot vermogen. Je werkt met een aandeelhoudersstructuur, waardoor je ook anderen in je zaak kan betrekken.
Naamloze vennootschap (NV)
Hoewel je een naamloze vennootschap sinds mei 2019 alleen kan oprichten, is die vennootschap ook geschikt voor wie rekent op meerdere aandeelhouders om kapitaal bij elkaar te brengen voor de uitbouw van zijn bedrijf. Aandelen in een NV zijn makkelijker over te dragen, wat voor meer anonimiteit zorgt. Het minimumstartkapitaal van een NV is met 61.500 euro aan de hoge kant en ook de juridische bestuursstructuur is complexer dan die van een BV.
Vennootschap onder firma (VOF)
De vennootschap onder firma is de minst gereglementeerde en meest eenvoudige vennootschapsvorm met rechtspersoonlijkheid. Je kan ze samen met één of meerdere vennoten zonder minimumstartkapitaal en zonder bezoek aan de notaris starten. Maar elke vennoot is wel persoonlijk, onbeperkt en hoofdelijk aansprakelijk voor alles wat de VOF doet. Als het misgaat, kan het je dus veel kosten.
Commanditaire vennootschap (CommV)
De commanditaire vennootschap komt grotendeels overeen met de vennootschap onder firma of VOF. Maar in tegenstelling tot een VOF, heeft een CommV naast beherende vennoten ook stille vennoten. Zij houden zich niet bezig met het beheer van de vennootschap en zijn enkel aansprakelijk voor hun inbreng.
Maatschap
Net als bij de VOF en de CommV zijn de administratieve en boekhoudkundige verplichtingen van een maatschap gering. Het grote verschil met alle hierboven vermelde vennootschapsvormen is dat de maatschap géén rechtspersoonlijkheid heeft. Dat betekent dat de maatschap niet als een zelfstandige juridische entiteit kan optreden en dat haar handelingen dus rechtstreeks aan de vennoten worden toegerekend. Daarnaast zijn de vennoten ook persoonlijk, onbeperkt en hoofdelijk aansprakelijk voor alle schulden die de maatschap maakt.
Ontdek meer!
Open een zakelijke rekening
Een aparte zakelijke rekening voor je professionele activiteiten is een must. Als je een vennootschap opricht, is het zelfs verplicht om een professionele bankrekening te hebben.
Voor eenmanszaken ligt dat anders. Die richt je op als natuurlijk persoon waardoor het niet verboden is om je persoonlijke bankrekening ook voor zakelijke aankopen en uitgaven te gebruiken. Toch wordt dat sterk afgeraden. De fiscus mag ‘gemengde’ bankrekeningen namelijk altijd inspecteren en krijgt zo dus ook inzage in je persoonlijke transacties. Een zuivere privébankrekening daarentegen mag hij niet zomaar onder de loep nemen.
Bovendien zorgt een bedrijfsrekening ervoor dat je orde schept in je bedrijfsinkomsten en -uitgaven, en dat je makkelijker kredieten kan aangaan. Hoewel een zakelijke rekening dus niet altijd verplicht is, brengt het wel heel wat voordelen met zich mee.
Registreer je in de KBO en activeer je btw-hoedanigheid
Je zaak formeel oprichten doe je met een inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dat is een databank waarin de FOD Economie de gegevens van alle ondernemingen in ons land verzamelt. Breng jouw ondernemingsnummer in orde, activeer je btw-hoedanigheid en je kan aan de slag.
Inschrijving in de KBO
Eenmanszaak
Start je een eenmanszaak of maatschap, dan creëert het ondernemingsloket voor jou een ondernemingsnummer. Daarnaast vervolledigt het ook je inschrijving in de KBO door er alle basisgegevens van je onderneming in op te nemen. Denk maar aan:
- je bankrekeningnummer;
- een opsomming van activiteiten als ondernemer;
- je handelsnaam;
- wie de eventuele ondernemingsvaardigheden in je onderneming bewijst en hoe;
- ...
Vennootschap
Start je een vennootschap (een andere dan een maatschap), dan is het de griffie van de ondernemingsrechtbank die bij de neerlegging van je oprichtingsakte voor de creatie van je ondernemingsnummer zorgt. Let wel op: om de inschrijving van je vennootschap in de KBO te vervolledigen, moet je nog altijd vóór de start van je activiteit bij het ondernemingsloket langsgaan.
Ontdek meer!
Hoe ziet een ondernemingsnummer eruit?
Het ondernemingsnummer is een uniek nummer dat bestaat uit tien cijfers. Voor elk van je vestigingseenheden, ontvang je bovendien een vestigingseenheidsnummer.
Vermeld je ondernemingsnummer altijd wanneer je officieel communiceert met overheidsinstanties of met klanten. Ambulante handelaars moeten hun ondernemingsnummer ook vermelden op marktkramen en bedrijfsvoertuigen. Heb je een bouwonderneming of schoonmaakbedrijf met mensen in dienst? Dan geldt die plicht ook voor jou.
Btw-activering
In de meeste gevallen ben je met je nieuwe zaak btw-plichtig. Het ondernemingsloket activeert je btw-hoedanigheid graag voor jou, maar je kan de aanvraag ook zelf indienen bij je lokaal btw-kantoor.
Je accountant kan je helpen bij het kiezen van het gepaste btw-stelsel voor jouw onderneming: bijvoorbeeld kwartaalaangiftes of maandelijkse aangiftes of een vrijstellingsregime. Zodra je btw-nummer is geactiveerd, kan je echt van start gaan met je activiteiten.
Wanneer ben je btw-plichtig?
Veruit de meeste bedrijven zijn btw-plichtig. Maar in sommige gevallen zijn activiteiten vrijgesteld van btw of geldt er een gemengde btw-plicht. Het gaat bijvoorbeeld om artsen, acteurs en verloskundigen. Ben je in principe vrijgesteld van btw, maar drijf je handel met btw-plichtige ondernemingen uit een ander EU-land? Ook dan kan je een btw-hoedanigheid nodig hebben.
Onze experts bij het ondernemingsloket helpen je graag verder. Neem contact op via liantis.be/nl/ondernemingsloket.
Vraag je vergunningen aan
Voor sommige activiteiten heb je als zelfstandige een vergunning nodig. Denk aan bepaalde erkende beroepen of handelszaken die aan bijkomende eisen moeten voldoen, zoals hygiëneregelgeving in restaurants en cafés. Er bestaan heel wat regels voor de verschillende ondernemingssectoren en ook de plaats waar je je onderneming start, is van belang. Zo heb je in Vlaanderen bijvoorbeeld niet altijd dezelfde vergunningen nodig als in Brussel of Wallonië. Een overzicht van de meest voorkomende ondernemingsvergunningen:
Voedselvergunning
Zodra je onderneming in contact komt met voeding (in de teelt, in de productie, in de verpakking, in het vervoer of in de groot- en kleinhandel), moet je een voedselvergunning bij het FAVV aanvragen.
Machtiging ambulante handel
Vanaf 1 april 2024 heb je geen ambulante kaart meer nodig als je ambulante handel in Vlaanderen uitoefent (zowel op openbare plaatsen als ten huize van de consument), dit geldt ook in het Brussels Hoofdstedelijke Gewest voor ambulante handel op openbare plaatsen. Echter, je hebt wel nog een ambulante kaart nodig wanneer je ten huize van de consument ambulante handel uitoefent in het Brussels Hoofdstedelijke Gewest. Voor Wallonië heb je nog steeds een machtiging ambulante handel nodig. Heb je je onderneming in Vlaanderen of Brussel en besluit je ook om op de markt in Wallonië te staan, dan moet je eveneens een ambulante kaart aanvragen.
Erkenning als aannemer
Wil je als aannemer deelnemen aan openbare aanbestedingen, dan vraag je daarvoor het best een officiële erkenning aan.
Unisono-licentie voor het afspelen van muziek
Zal er muziek of radio te horen zijn in je zaak, wachtruimte of kantoor? Dan is de Unisono-licentie verplicht. Deze vergunning bundelt de billijke vergoeding en Sabam, die vroeger apart moesten worden aangevraagd.
Ontdek meer!
Sociaal statuut en aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds
Naast je inschrijving in de KBO, je btw-activatie en het aanvragen van bepaalde vergunningen, brengt Liantis ondernemingsloket ook je aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds in orde. Als zelfstandige ben je wettelijk verplicht om je aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds naar keuze. Je sociale bescherming is dan ook cruciaal. Als ondernemer wil je anticiperen op risico’s en je zaak, jezelf en je gezin optimaal beschermen.
Wie moet zich aansluiten?
Aansluiting voor zelfstandigen
Als zelfstandig ondernemer met een eigen zaak werk je per definitie voor jezelf en dus niet voor een werkgever. Je moet je dan ook vóór de opstart van je activiteiten aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. In ruil voor de sociale bijdragen die je betaalt, bouw je een sociaal statuut op. Je bent verzekerd bij ziekte, bouwt pensioenrechten en moeder- of vaderschapsvoordelen op, en je kan aanspraak maken op een uitkering voor mantelzorg, rouwverlof en overbruggingsrecht.
Ga langs bij het Liantis-kantoor bij jou in de buurt, of sluit je online aan bij Liantis sociaal verzekeringsfonds. Surf voor meer info naar liantis.be/sociaal-verzekeringsfonds.
Aansluiting als zelfstandig helper
Als helper sta je een zelfstandige bij of vervang je hem in een eenmanszaak. Een helper wordt voor de sociale zekerheid ook beschouwd als een zelfstandige, dus moet je je aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Dat is verplicht vanaf 1 januari van het jaar waarin je twintig jaar wordt óf wanneer je voor die leeftijd al getrouwd bent. Je moet, bij wijze van uitzondering, niet aansluiten:
- wanneer je onregelmatig én minder dan 90 dagen per jaar als helper werkt;
- wanneer je als student nog recht geeft op kinderbijslag.
Aansluiting als meewerkende echtgenoot of echtgenote
Ook meewerkende echtgenoten moeten zich aansluiten in het zogeheten ‘maxi-statuut’, dat hen volwaardige sociale rechten geeft. Help jij mee in de eenmanszaak van je partner? Dan moet jij je ook aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Dat doe je het best als meewerkend echtgeno(o)t(e).
Dit voordelige statuut zorgt ervoor dat je minder sociale bijdragen betaalt (dan een zelfstandige in hoofdberoep) als je inkomen laag is. Bovendien ben je volledig sociaal beschermd.
Vennootschappen
Hoewel de sociale zekerheid er uiteraard is voor mensen, moeten ook vennootschappen aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds, met het oog op de betaling van de jaarlijkse bijdrage ten laste van vennootschappen.
Op liantis.be/vennootschapsbijdrage vind je het volledige overzicht met alle voorwaarden en modaliteiten.
Berekening van je sociale bijdragen
Hoeveel sociale bijdrage je betaalt, hangt af van je statuut en van je inkomsten als zelfstandige. Ben je bijvoorbeeld zelfstandige in hoofd- of bijberoep? Of gepensioneerd met een bijverdienste? Elk statuut heeft z’n eigen specifieke kenmerken en voorwaarden. Voor een volledig overzicht kan je op liantis.be/sociaal-statuut terecht.
Het basisprincipe
Jouw sociale bijdrage is een percentage van jouw netto belastbaar beroepsinkomen als zelfstandige. Dat is gelijk aan je bruto-inkomen min je beroepskosten en je sociale bijdragen. Voor de overgrote meerderheid van de zelfstandigen bedraagt de bijdrage op jaarbasis 20,5% van het belastbaar inkomen. De bijdragen worden per kwartaal aangerekend. De kwartaalbijdrage is gelijk aan een vierde van de jaarbijdrage.
Welke sociale bijdrage kies je het best?
Voorlopige bijdrage
Jouw sociale bijdrage wordt altijd berekend op basis van jouw inkomsten van het jaar zelf. Maar aangezien de belastingadministratie jouw inkomen maar achteraf officieel vaststelt, is jouw officiële inkomen maar twee of drie jaar later bekend. Daarom betaal je eerst een voorlopige bijdrage, die achteraf wordt herzien op basis van je werkelijke inkomen. 42 Voor je voorlopige bijdrage kies je als zelfstandige wat het best overeenstemt met je verwachte beroepsinkomsten van het lopende bijdragejaar.
Je hebt daarbij drie opties:
-
Je kiest de wettelijke voorlopige bijdrage die Liantis voorstelt
Voor starters is dat een forfaitaire bijdrage, voor gevestigde zelfstandigen een bijdrage berekend op basis van hun inkomen drie jaar voordien. - Een verminderde bijdrage
Wanneer je beroepsinkomen heel wat lager is dan het inkomen waarop je wettelijke voorlopige bijdrage werd berekend, dan kan je voor een verminderde bijdrage kiezen. Ook als starter in hoofdberoep (primostarter) kan je daarvoor kiezen. - Een verhoogde bijdrage
Hier kan je voor opteren wanneer je verwachte beroepsinkomen hoger is dan dat waarop je voorlopige bijdrage standaard wordt berekend.
Extra hulp voor starters
Wanneer je start als zelfstandige, kunnen de kosten oplopen. Bovendien is het bij de opstart vaak moeilijk in te schatten hoe je inkomsten zullen evolueren. Om voldoende financiële ademruimte te behouden, kan je als startende zelfstandige daarom rekenen op:
Een kwartaal betalingsuitstel voor je eerste twee kwartaalbijdragen
Breng je als starter je aansluiting op tijd in orde, dan krijg je een kwartaal betalingsuitstel voor je eerste twee kwartaalbijdragen. Je hoeft je eerste sociale bijdrage dus maar te betalen tegen het einde van je tweede kwartaal als zelfstandige. Je tweede pas tegen het einde van het derde kwartaal. Laat je wel niet verrassen: de bijdragen van je tweede en derde kwartaal zullen dezelfde betaaldatum hebben.
Starterskorting
Start je als zelfstandige in hoofdberoep? Dan krijg je een korting op je sociale bijdragen van het eerste kwartaal dat je bent aangesloten. Dit is een eenmalige, definitieve korting die automatisch wordt toegepast.
Verminderde minimumbijdrage
Als startende zelfstandige in hoofdberoep mag je de eerste vier kwartalen na je aansluiting een verminderde minimumbijdrage betalen op voorwaarde dat je inkomen voldoende laag is. Een bijkomende voorwaarde is wel dat je in de vijf voorgaande jaren geen zelfstandige in hoofdberoep was.
Ontdek meer!
Je sociale rechten
In ruil voor je sociale bijdragen bouw je heel wat rechten op. Als zelfstandige heb je in principe recht op:
- gezinsbijslag of Groeipakket;
- terugbetaling van medische kosten;
- uitkeringen bij arbeidsongeschiktheid en moederschap;
- moederschapshulp (105 dienstencheques) voor zelfstandige moeders;
- vaderschaps- en geboorteverlof voor zelfstandige vaders en mee-ouders;
- adoptie- en pleegouderverlof;
- pensioen;
- overbruggingsrecht;
- uitkering bij mantelzorg;
- rouwverlof bij overlijden van kind of partner.
Tip!
Ziekenfonds en kinderbijslagfonds
Als je een zaak start, ben je verplicht om je aan te sluiten bij een ziekenfonds. Zo heb je net als werknemers recht op een ziekteverzekering en kan je op steun rekenen als je gezondheid het laat afweten.
Ziekenfonds
Je verplichte aansluiting bij een ziekenfonds (in de volksmond ook wel “mutualiteit” genoemd) regel je met het bewijs van aansluiting van je sociaal verzekeringsfonds. Bij Liantis sociaal verzekeringsfonds bezorgen we je dat bewijs meteen, zodat je ook meteen bij het ziekenfonds kan aansluiten als zelfstandige.
Je ziekenfonds zorgt voor bescherming en uitkeringen als je door ziekte of een ongeval niet kan werken. Het voorziet een compensatie voor je raadplegingen bij de dokter, een specialist of in het ziekenhuis.
Ontdek meer!
Groeipakket en kinderbijslag
In Vlaanderen is de vroegere kinderbijslag vervangen door het Groeipakket. Als ouder heb je onder andere recht op een startbedrag (het vroegere kraamgeld), een vast maandelijks basisbedrag en bijkomende toeslagen afhankelijk van je situatie. Woon je in Brussel of Wallonië? Dan heb je ook recht op kinderbijslag. Elke regio heeft zijn eigen regels en bedragen.
Wil je er zeker van zijn dat je maximaal wordt ondersteund en dat jouw kind de financiële ondersteuning krijgt waar het recht op heeft? Dan sluit je je gewoon aan bij KidsLife, het kinderbijslagfonds dat mee door Liantis werd opgericht. Alle info vind je op kidslife.be.
Het wijst zichzelf uit
Een beetje overweldigd door alle formaliteiten die je te wachten staan? Laat het je vooral niet afschrikken, want veel zaken regel je in een handomdraai online. Machteld De Dier van Dierke Plezierke startte haar zaak zelfs volledig online op.
Machteld:
“Alles wat ik moest invullen, was heel vanzelfsprekend en eenvoudig. En ook daarna verliep alles vlot. Ik kan het alleen maar aanraden, want het bespaart je veel tijd.”
Liantis is jouw compagnon de route! De to-dolijst die tussen jou en jouw carrière als ondernemer staat, lijkt lang. Maar weet dat je bij Liantis heel veel formaliteiten makkelijk online kan regelen. Twijfel je hier en daar nog of zit je met vragen? Ook dan kan je bij Liantis terecht. Je kan binnenspringen bij een ondernemingsloket in jouw buurt. Daar staat altijd iemand klaar om je wegwijs te maken in de wereld van zelfstandigen.
Maak jouw ondernemersdroom waar
Staat jouw businessplan op punt, heb je alle administratieve formaliteiten afgevinkt en komt je eerste dag als zelfstandige eraan? Dan rest je niets meer dan het waarmaken van al jouw ondernemersdromen. Bij Liantis helpen we je daar graag bij met bijkomende ondersteuning.